Cordaid wordt als hét voorbeeld genoemd wanneer het gaat over open data in de ontwikkelingssector. Hoewel zij niet de eerste in Nederland waren, zijn zij veel verder gegaan dan andere organisaties met het publiceren en gebruiken van de data. Vice Versa vroeg corporate strateeg Caroline Kroon, gespecialiseerd in Open Development,naar het waarom en hoe.

Naast het ministerie van Buitenlandse Zaken, hebben vier organisaties in Nederland hun open data volgens de IATI standaard gepubliceerd (lees hier meer over de IATI standaard). Cordaid is daar één van. Hoewel Hivos en SPARK haar voor gingen, heeft Cordaid niet alleen zeer uitgebreid gepubliceerd, maar gebruikt zij de IATI data ook voor verschillende doeleinden. Het belangrijkste doel is communicatie over hun projecten op de eigen website.

Cordaid is sinds twee jaar bezig met het ontwikkelen van een Open Data strategie, vertelt Caroline Kroon. ‘Open communiceren over wat je doet is één ding, maar dan moet je wel een visie hebben over hoe je dat doet. Bij ons was daar betekenisvol communiceren het belangrijkste. We wilden de buitenwereld beter informeren over wat we doen, met wie we dat doen en hoeveel geld we besteden.’

Waarom hebben jullie gekozen voor open data?

‘Co-creatie leidt tot echte transformatie. Doordat wij de informatie openstellen en actief delen, nodig je mensen uit en maak je het mogelijk dat allerlei doelgroepen er hun ding mee kunnen doen. Die co-creatie is nu al enorm aan de gang: ik word al door veel mensen benaderd die al dingen met de data doen. Denk aan bijvoorbeeld universiteiten, journalisten, andere ngo’s en regeringen. Zij willen visualisaties gebruiken of maken om beter inzicht en begrip te krijgen. Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft bovendien op eigen initiatief een dashboard ontwikkeld op basis van onze dataset. Die staat gewoon in het publieke domein op internet, want het zijn open data. Daar kunnen andere datasets makkelijk aan toegevoegd worden waardoor we veel meer informatie beschikbaar krijgen. We hebben er zelf geen tijd aan besteed om te ontwikkelen en dat is hoe je door te co-creëren heel snel transformatie kan realiseren. Dat is een enorme winst. Als andere organisaties ook hun data publiceren, dan krijgen de data meer betekenis en waarde.’

Kaart met de totale uitgaves per land van Cordaid. Deze kaart is deel van het dashboard dat het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft gemaakt op basis van de IATI data van Cordaid.

‘Uiteindelijk gaat het er om dat ze in de landen zelf beter weten wat er aan ontwikkelingshulp gebeurt, zodat zij kunnen gaan plannen en strategieën kunnen ontwikkelen. Dat is je einddoel, maar daarvoor moet je eerst alles op orde hebben. Daar zijn we nu. Nu zijn we de slag aan het maken naar het Zuiden. Hoe wij dat kunnen doen, zijn wij nu druk mee bezig. Het is een hot thema onder actoren in de ontwikkelingssector en er worden zelfs internationaal fora georganiseerd om ontvangende landen hierbij te betrekken. Het mooie van open data is dat je het voor jezelf kan gebruiken, maar belangrijker nog is dat je het daar kan gaan gebruiken. Zodat je de betrokkenheid van burgers en sociale verantwoording daar kan bewerkstelligen. Dat is mijn droom, dat Open Development een interventietechniek wordt. Want hoe beter de ontvangers van hulp geïnformeerd zijn, hoe beter zij hun nationale ontwikkelingsstrategieën kunnen uitzetten.

En waarom juist IATI?

‘IATI was voor ons al heel snel de standaard om te gebruiken, omdat er ook geen alternatief beschikbaar is. Daarbij is het internationaal geaccepteerd en door verschillende actoren gezamenlijk ontwikkeld. Het is een standaard die zich continu ontwikkeld naar mate het door meer organisaties toegepast wordt. Maar dat is juist mooi aan dit hele traject. Het is ook prettig als we allemaal dezelfde taal spreken. Het werken vanuit een wereldwijd geaccepteerde standaard sluit een heleboel discussies uit en het standaardiseert heel makkelijk en snel.’

Voor wie publiceren jullie die data?

‘Als communicatie-expert ben ik opgevoed om te denken in doelgroepen. Maar als je op de trein van open data stapt, pak je in één keer alle doelgroepen. En dat is meteen ook de grote kans van open data: je kan met verschillende toepassingen met iedereen communiceren. Dan moet je het wel in een voor elke doelgroep geschikt format aanbieden. Wij hebben met Akvo, een ngo die software en tools ontwikkelt voor de ontwikkelingssector, samengewerkt om die data te vertalen naar een visueel format, zodat jij en ik en mijn moeder, maar ook de Wereldbank of een regering in een land heel makkelijk door alle informatie kan scrollen. Zo kan mijn moeder lezen waar een specifiek project over gaat en kan de Wereldbank op landelijk of regionaal niveau de data bekijken.’

 

Kaart van de landen waar Cordaid actief is. Deze kaart is gebaseerd op IATI data van Cordaid. Er kan op thema gefilterd worden.

 

Van elk land waar Cordaid actief is, is er op de website een landenprofiel beschikbaar, inclusief contactinformatie en de activiteiten van Cordaid in het land.

 

Van elk project is uitgebreide informatie beschikbaar. De financiële kant van het verhaal is te vinden, maar ook wie de partners zijn, de doelen, de indicatoren, het projectplan en alle gerelateerde documentatie. Al deze informatie is gebaseerd op de IATI data van Cordaid.

 

Hoe is het proces verlopen?

‘Ten eerste hebben we het projectmanagementsysteem aangepast zodat deze automatisch volgens de IATI standaard data opslaat. Dit bleek veel makkelijker dan we hadden gedacht. We zijn niet een nieuw systeem gaan bouwen, maar we hebben een soort applicatie op ons eigen projectmanagementsysteem gebouwd, waardoor de invoer van de informatie iets aangepast wordt. De technici zijn er ongeveer zes weken mee bezig geweest en toen dat eenmaal stond was het een kwestie van mensen leren om de dingen in te voeren. Cordaid is een grote organisatie met ongeveer 80 program officers. Deze 80 mensen hebben we getraind en zij hebben een cultuuromslag moeten maken. Heel veel mensen hebben er aan moeten wennen dat wat ze in het systeem zetten direct online staat. Het is intensief om mensen dat bewustzijn te leren. Daarbij heeft het direct zien van de resultaten van hun werk wel sterk motiverend gewerkt.’

Hoeveel kostte dat?

‘Er zijn niet veel extra kosten mee gemoeid gegaan, maar wel veel tijd. Je moet mensen wat leren, dat hebben we zelf gedaan door workshops te geven. Daarbij hebben we met Akvo samengewerkt die een open source tool heeft, een tool die vrij beschikbaar is. Hierdoor zijn de kosten ook lager.’

Vond iedereen het een goed idee?

‘De houding van de interne organisatie was heel wisselend. Er is een grote verscheidenheid aan mensen in de organisatie, van digibeten tot mensen die alles al wisten. Onbekend maakt onbemind, dus er was wel tegenstand. Maar mensen die er al wat verder in zaten stapten er makkelijk in en dat inspireerde de anderen. Toen ze eenmaal zagen wat het op kon leveren, waren ze overtuigd. In het begin moest ik alles uitleggen, maar het is ook belangrijk om het gewoon te gaan doen. Er waren ook legitieme argumenten, zoals privacy en veiligheid, tegen het opengooien van de data. In sommige gevallen kan bijvoorbeeld het openbaar maken van de data het project of de mensen die erbij betrokken zijn in gevaar brengen. Daarom hebben we een exclusiebeleid ontwikkeld, waarin duidelijk staat welke data we niet open publiceren. Dat exclusiebeleid staat ook op onze website gepubliceerd. Dus dat is nu ingedekt.’

Wat heeft het jullie opgeleverd?

‘Voor ons is het nu een geautomatiseerd proces, hierdoor kunnen de communicatiemedewerkers zich bezig houden met waar ze zich eigenlijk mee bezig moeten houden, in plaats van met informatie verzamelen. Nu kunnen zij zich nog meer richten op issuemanagement en zorgen dat de mensen goed geïnformeerd zijn, zowel in het Zuiden als hier.

Als je werkt vanuit je primaire proces, dus als je in je database de informatie al goed vastlegt, kan je daarna heel kostenefficiënt communiceren. Cordaid kan nu over 800 projecten communiceren. Daar kun je geen communicatieafdeling tegenover zetten. Als iemand wil weten hoeveel wij besteden in een bepaald land, hebben we binnen een kwartier een kaart en die kan zo het rapport in. Of dan komt er een vraag uit Congo of wij kunnen laten zien wat we in 2013 gedaan hebben, en dat draaien wij nu meteen uit. Dat was voorheen heel veel werk. Ik denk dat wij daar nog aan het begin staan van wat er allemaal mogelijk is.

En veel belangrijker nog: de informatie wordt ingevoerd door de mensen die er verstand van hebben, die er elke dag mee werken, namelijk de program officers. En dat is de kracht: het zit helemaal bij de bron. Het direct zien van de resultaten, heeft de program officers meer eigenaarschap gegeven. Ze zien nu het belang en de voordelen van het publiceren van de informatie.

De interne winst die we met het publiceren van open data hebben behaald, hadden we niet verwacht. We zijn niet alleen een organisatie die internationaal werkt, dus we zitten niet allemaal in één kantoor, ook het kantoor is groot. De interne communicatiekracht blijkt enorm.  Een collega in Congo weet nu ook welke projecten er in Haïti worden uitgevoerd. En op ons hoofdkantoor hebben collega’s van de ene business unit nu beter zicht op wat de andere business units doen. Als ik dit van tevoren had geweten, had dit misschien wel bovenaan het doelenlijstje gestaan. Als je helder naar buiten wilt communiceren, moet je het eerst intern helder hebben.

Open data werkt bovendien als een soort reinigend effect. Je denkt twee keer na over wat je aan het invoeren bent omdat je het open stelt. Je registreert dan geen overbodige data meer en alleen wat echt interessant is. Dat is een tweede voordeel die we niet van tevoren bedacht hadden. Bovendien zien hierdoor ook de organisaties aan wie we moeten rapporteren langzaamaan in dat niet alle geregistreerde gegevens altijd nuttig zijn.’

Raadt u andere organisaties aan om ook open data te publiceren?

‘Open data is wat mij betreft een must. Je gebruikt geld van anderen en dan moet je transparant zijn over wat je er mee doet. Het ligt in het DNA van de ontwikkelingsorganisaties om kennis te delen, zodat we uiteindelijk de planeet kunnen ontwikkelen. Als we dit met zijn allen goed doen, zal in de landen zelf betere strategie en planning en uiteindelijk ontwikkeling plaatsvinden. Wij zijn bezig met ontwikkelingssamenwerking. Als je alle kennis voor jezelf houdt, ben je niet aan het ontwikkelen en niet aan het samenwerken. Je moet leren van elkaars ervaringen, waardoor we veel sneller best practices kunnen opschalen. Juist daardoor halen we veel sneller allemaal onze doelstellingen en wordt deze wereld een beetje mooier.’

Hoe gaan jullie nu verder?

‘Wij vinden het heel belangrijk dat we in de data resultaten hebben opgenomen. Denk daarbij aan onze concrete doelstellingen en de concrete behaalde resultaten op basis van vooraf vastgestelde indicatoren. En omdat het allemaal uit dezelfde database komt, zijn ze op de website dus ook gepubliceerd. Wij zijn daarin ook de eerste die dat doen. Ongeacht of de data bij elkaar op te tellen is, vind ik het belangrijk dat je er überhaupt over informeert. We zijn nu zelf nog hard bezig met de resultaten van projecten beter in kaart te brengen om te zorgen dat het nog completer wordt. Daar zijn wij dit jaar vooral mee aan de slag.

Daarnaast gaan we de website nog interactiever maken, waardoor er nog meer data ontsloten wordt. Wij verwachten dat het in juli dit jaar klaar zal zijn.’

Heeft u nog tips voor andere organisaties die het Open data avontuur aan willen gaan?

‘Het klinkt niet zo belangrijk, maar herformuleer op tijd de contracten en algemene voorwaarden met alle partners met wie je samenwerkt. Dat is iets waar wij tegen aan gelopen zijn. Dat is niet lastig, maar moet wel op tijd gebeuren. En informeer mensen vanuit de toepassingen en leg niet de nadruk op het proces. Als je daar de nadruk op legt, dan krijg je ook veel scherper welke informatie je wilt vastleggen en wordt het ook leuk!’