Kennismanagementsystemen, web 2.0, wiki’s; allemaal begrippen die al een aantal jaren bij ons in zwang zijn. Het toegankelijk maken en delen van informatie maakt de wereld een betere plek. Dat is de onderliggende overtuiging, ook in IS-kringen. Kan zijn, maar werkt dat overal wel zo? Yvonne van der Pol ziet hoe de cultuur van niet te onderschatten belang is voor het al dan niet slagen van het delen van informatie.

Ik herinner me een workshop op Partos Plaza over dit onderwerp. Veel organisaties hadden jaren geleden al pilots in kennismanagementsystemen en open data opgezet, maar de meeste daarvan waren vastgelopen. Waarop? Niet zozeer op de techniek, maar op de zachte aspecten van de implementatie van technologische innovatie.

De factor ‘Cultuur’

Uit een onlangs uitgebrachte studie naar de impact van nationale cultuur op interactieve benaderingen voor kennismanagement* blijkt dat de factor ‘cultuur’ van niet te onderschatten belang is voor het al dan niet slagen van het delen van informatie. De onderzoekers Bogolyubov, Easterby-Smith en Stead* concludeerden dat de te verwachten bruikbaarheid van kennismanagementsystemen in hun studie (12 cases in 5 landen) overal goed was, maar dat sterk uiteen liep hoe de bruikbaarheid werd gepercipieerd.

Als de baas het zegt

In landen met een lage machtafstand (en daar hoort Nederland onmiskenbaar bij) is het werken met open data en kennismanagementsystemen vooral een pragmatische: als het werkt gebruiken we het. In landen met een hoge machtafstand waar hiërarchische posities er veel meer toe doen, blijkt dit een heel ander verhaal. Een medewerker kan het nut van een open data systeem individueel wel onderkennen, maar het leidende principe is of hij daarmee kan voldoen aan de wensen en belangen van zijn leidinggevende. Dat staat voorop.

Dat betekent dat in hiërarchische landen en organisaties de introductie van open data systemen niet zozeer op draagvlak van de gebruikers berust (zoals wij in Nederland altijd prediken als succesfactor), maar op het commitment van de managers. Pas als zij ervoor gaan en dat intern afkondigen dan wel afdwingen, heeft kennismanagement in een dergelijke context potentie.

Bij wie is je informatie veilig?

Alleen, daarmee zijn we er nog niet. Een ander belangrijk cultuurverschil wereldwijd is individualisme-collectivisme. In mijn columns komt dit met enige regelmaat langs, want het is een factor die we vaak onderschatten. Het gaat over de mate waarin mensen zichzelf zien als onderdeel van een groep en het zegt iets over de sterkte van de sociale banden en loyaliteitsgevoelens. Alle landen waarmee Nederland (in hoge mate individualistisch) binnen internationale samenwerking werkt zijn collectivistischer dan wij. Dit betekent kortweg dat het vertrouwen in de eigen groep groter is dan het vertrouwen in (relatief) onbekende of verre anderen. Ook loyaliteit aan mensen van de eigen groep speelt altijd een rol.

Dus, als het idee opkomt om informatie zomaar te gaan delen in wiki’s en web 2.0 toepassingen, roept dat als eerste de vraag op: met wie delen we al die informatie dan? Wie zijn de anderen die dit allemaal kunnen zien en lezen? In hoeverre horen deze mensen tot onze in-group, in hoeverre vertrouwen of wantrouwen we hen? Allemaal ‘wie’-vragen, terwijl de Nederlander meestal met het ‘wat’ bezig is: “Het is efficiënt als we het zo gaan doen”.

Scoren met informatie

De derde factor die meespeelt in het al dan niet delen van informatie is de scoringskans. In masculiene landen waar presteren en excelleren hoog wordt gewaardeerd, blijkt dit een belangrijke factor. Voor Nederlanders is dit vaak lastig in te voelen, maar dat komt omdat wij als natie zeer laag op masculiniteit scoren. Wie zich als professional zichtbaar kan maken voor zijn managers door actief bij te dragen aan het delen van informatie, kan zijn carrièreperspectief positief beïnvloeden. Deze competitieve resultaatgerichte mindset kan je in sommige landen en organisaties dus ook tegen komen. Sommige mensen gaan er voor eigen eer en glorie mee aan de haal. Dus laat je ook daardoor niet verrassen.

Andere perspectieven

Kortom, ben je in je organisatie bezig met de introductie van of een nieuwe impuls voor kennismanagementinformatiesystemen, besef dan dat:

– informatie macht is en dat mensen vertrouwen moeten hebben in degenen met wie zij de informatie delen

– het initiatief van onderop wellicht van bovenaf aangemoedigd dan wel opgelegd dient te worden

– sommige mensen door eigen carrièreperspectieven geleid worden in het al dan niet delen van informatie

* Pavel Bogolyubov, Mark Easterby-Smith and Valerie Stead (2012): The impact of the national culture on the interactive and collaborative approaches to knowledge management: an explorative study.