De tussenkop ‘macht’ springt er uit in het artikel ‘de organisatieanalyse – geen meting maar proces’ dat verscheen in de laatste editie van Vice Versa. Het stuk gaat over de verplichte organisatieanalyse die Nederlandse ngo’s doen voor het MFS-II-programma middels het ‘five capabilities model’ (5C-model). Trainers en consultants Esther Wintraecken en Karen Reijnen van MDF Training & Consultancy reageren: ‘Wie heeft er macht als het gaat om capaciteitsopbouw?’

In het artikel wordt de organisatieanalyse beschreven in het licht van de donor-partnerrelatie. Volgens het stuk gaat het in die relatie om macht, eigenaarschap en wederzijdse verwachtingen. De vraag is dan, wie heeft er macht als het gaat om ‘capaciteitsopbouw’?

Degene met het geld heeft veel voor het zeggen, maar voor het echt slagen van organisatieontwikkeling is eigenaarschap van de partnerorganisatie cruciaal. Hiermee raken we meteen een belangrijk dilemma: is het 5C-model gebruikt als startpunt voor de ondersteuning van partnerorganisaties in hun ontwikkeling of als een meetinstrument om rekenschap af te leggen over de voortgang van de programma’s?

In eerste instantie zagen de allianties het 5C-model puur als een verplicht meetinstrument, opgelegd door het MFS-II-kader. Een nieuw model waarbij weinig tekst en uitleg werd gegeven over hoe het te gebruiken bij de partners. Dit leidde tot diverse plannen van aanpak en daardoor ook verschillende monitoring protocols. Een aantal MFS-II-organisaties gaven de voorkeur aan externe assessments vanwege zorgen over gebrekkige objectiviteit van self-assessments. Hier is zeker wat voor te zeggen, aangezien de afhankelijkheid van de Zuidelijke partnerorganisaties hen er toe kan verleiden zich zo positief mogelijk te presenteren.

Een tweede argument dat werd gebruikt was dat het 5C-model niet altijd even eenvoudig is en men op dit moment de partners hiermee niet wilde belasten. Blanken: ‘Wij hebben daarom het 5C-model niet expliciet en in detail toegelicht’, vertelt adviseur Karen Blanken van Spark. Ze vervolgt: ‘maar een vragenlijst gebruikt die als uitgangspunt dient voor het capacity development process van de partners. Deze vragenlijst is ook gebruikt voor de operationalisering van het 5C-model.’

‘Extra dimensie’

Gaandeweg zagen allianties en afzonderlijke organisaties ook de meerwaarde in van het 5C-model. Het biedt de mogelijkheid om op een gestructureerde manier de dialoog aan te gaan met de partnerorganisaties. ‘Ook al is het een verplichting, het model geeft een extra dimensie aan het programma’, aldus Jan Til. Hij is project managment en execution manager bij Plan Nederland.

Het gaat uiteindelijk misschien meer om het proces dan om de uitkomst. Door samen met de partner de analyse te doen, wordt een proces gestart van gezamenlijk leren. Hiermee is het een cruciaal onderdeel van de ontwikkeling. Daarnaast deelt het waarnemingen, geeft het gezamenlijk betekenis en het vergelijkt en beheerst het proces van samen groeien. Of zoals directeur Paul Engel van het European Centre for Development Policy Management (ECDPM) het verwoordt: ‘Accountability zonder te leren is volstrekte nonsens’.

Adjunct-programma manager Niels Keijzer van het ECDPM onderstreept daarbij het belang van een ‘gedeelde bril’, dat er overeenstemming is tussen de Zuidelijke partner en de allianties. Maar ook dat er een dialoog is over wat een Zuidelijke organisatie wil bereiken.

Die ‘gedeelde bril’ is ook interessant als het gaat om de uitwisseling tussen de verschillende organisaties en allianties. Dus niet alleen leren binnen de organisatie en alliantie zelf, maar ook tussen de organisaties en allianties. Het model kan zo gebruikt worden als middel om de dialoog aan te gaan over wat werkt en waar nog verbetering mogelijk is, waardoor ook tussentijds bijgestuurd kan worden.

Zo vindt er dus gaandeweg bij de dataverzameling van de 5 core capabilities een verschuiving plaats van organisatieanalyse, gericht op meting naar een analyse gericht op leren en organisatieontwikkeling. Zowel in het Zuiden als in het Noorden.

Verhaal achter de cijfers

Dat is ook één van de redenen voor het ministerie om dit 5C-model verplicht te stellen. Monique Bouman is senior beleidsadviseur bij het ministerie van Buitenlandse Zaken: ‘Er was voor MFS-II behoefte aan een meer uniforme manier van monitoren en rapporteren, die vrijheid gaf aan de allianties om er een eigen invulling aan te geven. Het is nadrukkelijk niet bedoeld als checklist, maar om organisaties sensitief te maken voor de context waarin de capaciteitsopbouw plaatsvindt.’ Het gaat daarbij niet zo zeer om de scores, maar om de achterliggende redenen: het verhaal achter de cijfers.

Macht, eigenaarschap en wederzijdse verwachtingen. De donor heeft de macht om eisen te stellen aan de te ontvangen ondersteuning. Maar als het 5C-model wordt gebruikt om gezamenlijk de organisatie te analyseren, geeft dat de partner ook macht (en eigenaarschap) om te bepalen waarop men zich wil ontwikkelen. Dat maakt de kans van slagen van de capaciteitsopbouw vele malen groter, zowel voor de partnerorganisatie als voor de alliantie.

Voor meer informatie en vragen: neem contact op met Ellen Tijkotte ti[a]mdf.nl)