Monitoring en evaluatie, capaciteitsondersteuning en efficiëntie; dat zijn de drie thema’s waar de conferentie Learning for the future morgen grondig op gaat reflecteren. De grote MFS II evaluatie laat namelijk zien dat daarin nog een aantal grote uitdagingen liggen voor de Nederlandse organisaties. Met betrekking tot efficiëntie bijvoorbeeld. Maar hoe kijken partnerorganisaties in de ontwikkelingslanden daar tegenaan? Marlon Phiri, directeur van de NGO Reformed Open Community Schools in Zambia deelt zijn visie.

De organisatie die Marlon Phiri leidt zet zich in voor educatie  in gemeenschappen waar de overheid geen scholen heeft. De gemeenschapsscholen zijn vaak onderbemand en hebben tekort aan allerlei materiaal. Reformed Open Community Schools leidt leraren op,  ondersteunt ouders zodat ze hun kinderen naar school kunnen laten gaan en investeert in de school infrastructuur. Reformed Open Community Schools in Zambia ontvangt onder andere ondersteuning van GIZ en Red een Kind.

Wat is volgens jou efficiëntie?

‘Ik definieer efficiëntie als: het optimaal gebruik van bronnen om de maximaal haalbare uitkomst te halen. Maar in mijn werk met donoren merk ik dat zij voor het beoordelen van ‘efficiëntie’ vaak kijken naar hoe efficiënt wij als organisatie georganiseerd zijn. Ze kijken bijvoorbeeld welk percentage van de uitgaven naar de overhead gaat. En als dat relatief veel is, denken ze meteen dat er weinig naar de doelgroep gaat en dat je niet efficiënt bent. Maar dat hoeft niet het geval zijn. Wanneer de donor alleen kijkt naar efficiëntie als het percentage van de uitgaven die naar de doelgroep gaan, ziet ze over het hoofd welke capaciteit er nodig is om een project te realiseren. Het kan best dat een organisatie veel aan de doelgroep besteedt, maar dat ze slecht is in management van het project, dat de trainingen die ze geeft slecht van inhoud zijn of dat ze niet goed omgaat met haar partners.’

Hoe zou efficiëntie dan beoordeeld of gemeten moeten worden?

‘Efficiëntie moet gemeten worden aan de hand van hoe het project ontworpen is. Stel dat je een project hebt dat zich inzet om in plattelandsgemeenschappen de houding ten opzichte van vrouwen te veranderen. Dat vraag heel veel investering in mensen. Mijn staf moet de gemeenschap trainen, veel aanwezig zijn, tijd doorbrengen met mensen. Veel van de middelen gaan dan naar mijn staf. In dat geval zegt de donor: “NEE, NEE jullie zijn niet efficiënt,  er gaat teveel naar eigen werknemers”. Maar om het doel te behalen is dat noodzakelijk. Je kunt geen cultuuromslag stimuleren door bijvoorbeeld te investeren in infrastructuur.

Ik geef een voorbeeld. Een paar jaar geleden hadden we een donor die niet wilde betalen voor een accountant. De donor vond dat de projectstaf maar administratie moest doen. Twee jaar later bleek uiteraard dat de boekhouding niet goed gedaan was. Toen was er niets meer terug te draaien en was de donor ontevreden.

Aan de andere kant heb je ook donoren die naar de capaciteit van een organisatie kijken;  ze kijken naar hoe het programmamanagement gedaan wordt, naar de boekhouding,  naar de HR-afdeling, maar ze verifiëren niet wat er eigenlijk in het veld gebeurt. Ze financieren dan eigenlijk een organisatie die vooral mooie rapporten kan schrijven.’

Wat is het gevolg van een druk op efficiëntie?

‘In dat geval ga je voor een makkelijker te behalen doel, dan is de kans groter dat je het snel verwezenlijkt. Het herinnert me aan een gebeurtenis van een paar dagen geleden; ik had een discussie met een donor over een project waarvoor zij een test willen doen. Ik stelde voor om de pilot in één afgelegen gebied te doen en één in de buurt van de stad. Dat werd meteen afgewezen; de test moest in Lusaka plaatsvinden, anders werd het te duur. Consultants vliegen in, doen een snelle studie en vliegen weer weg.  Echt waar, je kunt het aantal projecten wat geformuleerd is op basis van een test in de stad, niet voorstellen. Efficiënte hulp die de plank misslaat.’

Is er nog een boodschap die je de Nederlandse organisaties mee wilt geven?

‘Efficiëntie is meer dan zo laag mogelijke kosten per hulp ontvangende, het gaat er ook over of jou impact wel duurzaam is. Om een duurzame impact te hebben moet je misschien wel veel langer of meer investeren in een bepaald gebied. Dat is duurzamer dan een efficiënte ‘quick-fx’.

De conferentie is een initiatief van Partos en de stichting Gezamenlijke Evaluaties, in samenwerking met de WOTRO. Kijk voor meer informatie op