Hoewel de wereld van de internationale samenwerking onderhevig is aan veranderingen gaan veel organisaties gewoon op oude voet door en doen alsof er niets aan de hand is. Zeker op het gebied van informatie- en communicatietechnologie is er sprake van achterstand, terwijl juist met deze hulpmiddelen grote voordelen behaald kunnen worden. Victor van Reijswoud en Karin de Graaf praten uit ervaring. 

De tijd van de kleine projecten die centraal vanuit een hoofdkantoor worden aangestuurd is voorbij. De omvang van de projecten wordt snel groter, samenwerkingsverbanden ingewikkelder en moeten zorgen voor innovatie en behalen van resultaten in een geglobaliseerde wereld met complexere problematiek. Lokale partners zijn niet enkel meer ontvangers, maar spelen een steeds gelijkwaardiger rol in het management van programma’s. Deze veranderingen vragen om een andere aanpak en andere hulpmiddelen. Innoveren is niet langer een optie maar een noodzaak om het hoofd te kunnen bieden aan deze veranderingen.

Het besef dat veranderd moet worden dringt langzaam door. Hoewel bij veel organisaties een strategische herijkingsproces aan de gang is, zijn hoofdkantoren nog vaak groot met veel ondersteunende staf om activiteiten van partners in projecten en programma’s te begeleiden en controleren. Het paradigma van geld dat naar het zuiden gaat, programma managers die meerdere veldbezoeken per jaar afleggen en de (financiële) rapporten die vanuit het zuiden terugkomen is nog niet verlaten. Van gelijkwaardige samenwerking met de lokale partners is in de praktijk vooralsnog te weinig sprake.

Op het gebied van informatie- en communicatietechnologie (ICT) is de tijd bij veel organisaties stil blijven staan. Basis kantoorsoftware (Microsoft Office) en e-mail zijn sinds jaren de belangrijkste ICT hulpmiddelen. Onderzoek van Accenture liet al zien dat organisaties in internationale samenwerking beduidend langzamer nieuwe ICT adopteren dan organisaties in het bedrijfsleven. Bovendien zijn ze slecht in staat om de vruchten te plukken van de geboden mogelijkheden op dit gebied. Moderne ICT-hulpmiddelen worden niet of nauwelijks ingezet om het hoofd te kunnen bieden aan de snel veranderende context.

Digitaal ecosysteem

Toch zijn er fundamentele ontwikkelingen op het gebied van ICT waar organisaties in internationale samenwerking hun voordeel mee zouden moeten doen. In de eerste plaats hebben lokale partners in het zuiden de afgelopen jaren toegang gekregen tot goede, betrouwbare en bovenal betaalbare internet connectiviteit. Het is niet langer meer nodig schotelantennes (VSAT) te financieren om voor partners internettoegang te ontsluiten. Internettoegang is voor het overgrote deel van de partners een gegeven geworden. Daarnaast is er met de komst van moderne Web2.0 en Cloud-based software een digitaal fundament gecreëerd waar samenwerken op afstand en informatie delen naar een nieuw niveau worden getild. In dit nieuwe digitale ecosysteem is e-mail een rudimentair middel om samen te werken.

Het laatste Information Economy Report van de UNCTAD dicht cloud-computing en Software-as-a-Service (SaaS) een belangrijke rol toe voor de ontwikkelingen in lage- en middeninkomenslanden. Meer transparantie en verbeterde informatiedeling zijn de huidige steekwoorden. Lokale oplossingen zijn nog slechts in beperkt operationeel, maar globale oplossingen liggen nu wel binnen handbereik. In de meeste gevallen maakt het niet uit waar de software draait of het datacenter staat, met een betrouwbare internetconnectie is de toegang gegarandeerd.

Deze nieuwe realiteit biedt veel mogelijkheden, maar het is essentieel dat er structureel moeten worden geïnnoveerd. Lineaire, e-mailgeleide, processen moeten worden vervangen door diffuse processen waarmee programma partners direct toegang hebben tot elkaars informatie en tegelijkertijd op eenzelfde platform aan dezelfde informatie werken. In de praktijk betekent dat: samen ideeën uitwerken, samen dezelfde documenten of financiële informatie bewerken en gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor de voortgang en het resultaat van het programma of project.

Tools en applicaties

Moderne ICT-hulpmiddelen maken deze nieuwe manier van werken mogelijk. Voor normale kantoorfuncties geven simpele tools als Dropbox, Google Drive of OneDrive de mogelijkheid om online documenten voor elkaar open te stellen. Met platformen als Google Apps en Microsoft Office 365 kan door verschillende personen tegelijkertijd in dezelfde file worden gewerkt. Veranderingen en commentaren van alle gebruikers worden gelijktijdig opgeslagen in één document, spreadsheet of presentatie. Meer gespecialiseerde platformen als Smartsheet of Barcamp presenteren omgevingen waarin projectdocumentatie en project management informatie worden gedeeld, verwerkt en gemonitord. Acumatica en Microsoft Dynamics NAV zijn slechts twee van de vele SaaS services om een gedecentraliseerde boekhouding te voeren. Maar er is veel meer en eigenlijk is er voor elk bedrijfsproces wel een online software oplossing te vinden. Wat al deze software applicaties gemeen hebben is dat er gezamenlijk, gelijkwaardig en transparant vanuit verschillende locaties wordt gewerkt aan dezelfde informatie.

Stilstand is achteruitgang. Als organisaties in de internationale samenwerking hun processen en hulpmiddelen niet aanpassen aan de veranderingen in de sector zullen ze langzaam ten onder gaan. Ze kunnen dan geen overzicht meer houden op de toegenomen complexiteit, hun overheadkosten worden te hoog door duplicatie van activiteiten of de impact wordt te laag omdat lokale partners niet optimaal worden betrokken bij het management van de programma’s. De nieuwe realiteit vraagt organisaties nieuwe wegen in te slaan en traditionele hulpmiddelen grondig te herzien.

Karin de Graaf is program manager bij Cordaid en Victor van Reijswoud is consultant management en informatiesystemen.