‘Effectief intercultureel digitaal vakmanschap’

IS-professionals moeten dagelijks culture verschillen in communicatie overbruggen. Dat gaat niet altijd van een leien dakje. Trainer, adviseur en coach Yvonne van der Pol steekt daarom de sector de helpende hand toe. In deze bijdrage focust ze zich op de digitale communicatie en geeft ze drie tips voor intercultureel digitaal vakmanschap.

Hoeveel e-mailtjes verzendt u gemiddeld op een dag aan uw partnerorganisaties, of hoeveel schriftelijke bijdragen levert u aan wiki’s en op online platforms? En hoe verhoudt deze schriftelijke communicatie zich tot het mondelinge contact met uw contactpersonen, bijvoorbeeld via de telefoon of Skype? De ervaring leert dat we met z’n allen heel wat zenden, zenden, zenden… Maar hoe komen die e-mails en andere digitale bijdragen eigenlijk binnen bij de ontvangers? Digitale interculturele communicatie heeft diverse specifieke valkuilen. In deze bijdrage drie belangrijke tips voor effectief intercultureel digitaal vakmanschap.

Tip 1, we zitten vaak op de automatische piloot e-mails te verzenden. Maar is e-mail op dit moment voor deze boodschap wel het handigste medium? Is bellen of Skypen niet beter? Vooral in het contact met mensen uit relatiegerichte culturen (en let op: dat is 2/3 van alle landen) gaat het in eerste instantie om het contact met u als mens! Met uitsluitend onpersoonlijke e-mails kunnen zij niet overweg. U zult het e-mailen over uw samenwerkingsproject een plek moeten geven in uw relaties. Elkaar zo nu en dan zien, bellen en/of Skypen hoort daar ook zeker bij. En denkt u nu, ‘dat kost me te veel tijd’. Besef dan hoeveel tijd en energie stroeve communicatie en het repareren van misverstanden kost.

‘We will think about it’

Tip 2, online discussiëren en e-mailen met mensen uit andere landen gaat bijna altijd in een andere taal. Hoe goed beheerst u die taal? En de ander, communiceert die wel in zijn moedertaal of ook in een tweede taal? In het hilarische boekje We always get our sin beschrijft Maarten Rijkens de vele fouten die Nederlanders maken wanneer zij Engels spreken, terwijl we als volk nogal overtuigd zijn van ons hoge niveau van vreemde talen. Wat bedoelt een Brit als hij zegt: ‘We will think about it.’ Gaan ze er dan echt over nadenken?

Als een Brit zegt: ‘We will think about it’, dan vindt die het een slecht idee en zal die er niets mee doen. Een Nederlander begrijpt deze uitdrukking vaak ten onrechte alsof de ander het idee serieus in overweging neemt. Zelfs na ‘very interesting’ is het allerminst zeker dat je idee boeiend gevonden wordt.

Tip 3, in communicatie tussen mensen uit verschillende culturen neemt ieder zijn eigen referentiekader en culturele programmering mee. Checkt u of u werkelijk hetzelfde verstaat onder bepaalde begrippen? Een tijd terug hoorde ik het verhaal dat een organisatie nog een ‘klein’ project voor microfinanciering voor vrouwen zocht. Voor de lokale organisatie in het betreffende land betekende een klein project maximaal honderd euro, terwijl de donororganisatie minimaal aan enkele duizenden euro’s dacht. Dit lijkt een eenvoudig voorbeeld, maar juist over die ‘vanzelfsprekendheden’ en ‘aannames’ starten veel misverstanden, zeker als de communicatie uitsluitend schriftelijk verloopt. Als er in de communicatie dan ook nog veel jargon wordt gebruikt, kan u er bijna zeker van zijn dat er begripsverwarring ontstaat. Het impliciete expliciteren en navragen of de boodschap duidelijk is, kan voor opheldering zorgen.

‘Uit je outbox’

Over digitale communicatie in interculturele settings is uiteraard nog veel meer te zeggen en te leren, zoals over het belang van bewustwording van uw eigen cultuur, uw e-mail en andere online-media normen en hoe u daarop reflecteert. De bijzondere interculturele digitale uitdagingen liggen op het gebied van cultuurverschillen, taal, terminologie en communicatiestijlen. Maar waar het vooral over gaat is: bewustere keuzes in uw communicatie maken en afstemmen op uw contactpersonen in andere landen. Jaren geleden riep een workshopgever op Partos Plaza al: ‘Kom uit je outbox.’  Daarmee bedoelde hij vooral: ga uit Outlook en beweeg je naar wiki’s en online learning platforms. En voor al deze digitale media geldt: wissel af al naar gelang wat er nodig is in de communicatie met uw partner.

Auteur
Yvonne van der Pol

Datum:
13 december 2012
Categorieën: